Olá! Se leste o meu artigo anterior sobre as definições e a importância da avaliação da eficácia, já sabes que implementar uma ação corretiva é apenas metade do caminho. A outra metade — e aquela que mais frequentemente "prende" os gestores de qualidade em auditorias da BRCGS, IFS Food ou FSSC 22000 — é provar que essa ação realmente funcionou a longo prazo.
Hoje, vamos descer ao chão de fábrica. Quero mostrar-te como é que eu, enquanto auditora e consultora, vejo esta avaliação ser feita na prática. Vamos falar de prazos, métodos de verificação e analisar três exemplos reais que podes adaptar já hoje à tua realidade. E aproveito para reforçar um ponto essencial: nas áreas produtivas, a conformidade visual e comportamental com as regras de higiene tem de ser rigorosa — touca bem colocada, a tapar todo o cabelo, sem barba e com tolerância zero a brincos ou outros adornos.
O Calendário da Eficácia: Quando é que deves avaliar?
Um dos erros mais comuns que vejo é avaliar a eficácia no dia seguinte à implementação da ação. Imagina que um operador foi treinado hoje porque se esqueceu de registar uma temperatura. Se fores verificar amanhã, é óbvio que ele se vai lembrar! Mas e daqui a um mês?
A avaliação da eficácia exige distanciamento temporal. Como regra geral, eu recomendo:
- Problemas de Rotina: Mínimo de 30 a 60 dias após a conclusão da ação.
- Problemas Sazonais: Deves esperar até que o ciclo se repita (ex: uma praga que só aparece no verão).
- Falhas de Equipamento: Deves aguardar que o equipamento complete um número significativo de ciclos de trabalho.
Os 3 Pilares da Verificação Técnica
Para avaliares se uma ação foi eficaz, não podes ficar sentado à secretária a olhar para o computador. Precisas de evidências objetivas. Eu utilizo sempre estes três métodos:
1. Observação Direta ("In Loco")
Nada substitui o "ir ver". Se a ação corretiva envolveu uma mudança no procedimento de higienização, tens de ir à linha de produção e observar o operador a trabalhar. Ele está a usar a concentração correta do químico? Está a respeitar o tempo de contacto? E mais: está a cumprir integralmente as regras de higiene pessoal, com touca bem colocada a tapar todo o cabelo, sem barba e sem brincos ou quaisquer outros adornos?
2. Revisão de Registos e Dados
Aqui é onde os números falam. Analisamos os registos de monitorização (CCP, PPRO, POE) posteriores à implementação da ação. Se tiveste 5 falhas em Janeiro e, após a ação em Fevereiro, tiveste 0 falhas em Março e Abril, tens um indicador fortíssimo de eficácia.
3. Entrevistas com os Colaboradores
Gosto muito de fazer perguntas abertas. Em vez de perguntares "Leste o novo procedimento?", pergunta "Explica-me o que mudou na forma como geres este resíduo desde o mês passado?". A resposta vai dizer-te imediatamente se o treino foi interiorizado ou se foi apenas uma assinatura numa folha de presenças.
Exemplo Prático 1: Falha na monitorização de temperaturas
Cenário: Durante uma auditoria interna, detectaste que o registo de temperatura da câmara de refrigeração 02 não foi preenchido durante três turnos seguidos.
Causa Raiz: O termómetro fixo estava com o visor danificado e o operador não sabia onde encontrar o termómetro portátil de substituição.
Ação Corretiva: Reparação do visor e criação de um local fixo devidamente identificado para o termómetro portátil, com formação aos operadores.
Como avaliar a eficácia?
Passados 45 dias, o gestor da qualidade deve:
- Rever os registos: Verificar se as folhas de temperatura da câmara 02 estão 100% preenchidas no último mês.
- Observação: Ir à câmara e confirmar se o termómetro fixo está legível e se o portátil está no local definido.
- Entrevista: Perguntar ao operador do turno da noite: "Se este termómetro avariar agora, como é que garantes o registo?". Se ele apontar para o local do portátil, a ação foi eficaz.
Exemplo Prático 2: Presença de pragas (Atividade de Roedores)
Cenário: Foi detetada a presença de excrementos de roedores no armazém de embalagens externas.
Causa Raiz: Existência de uma fresta de 2cm sob a porta de carga que permitia a entrada vinda do exterior.
Ação Corretiva: Instalação de uma escova de vedação industrial na porta e reforço do plano de limpeza do armazém.
Como avaliar a eficácia?
Este é um caso onde a avaliação demora mais tempo.
- Revisão de Relatórios: Analisar os últimos 3 relatórios da empresa de controlo de pragas externos. Houve capturas ou avistamentos naquele local?
- Inspeção Visual: Verificar a integridade da escova instalada (se não está desgastada ou arrancada).
- Análise de Tendências: Verificar se houve reclamações de clientes relacionadas com sujidade nas embalagens.
Se após 3 meses não houver registo de atividade, podemos fechar a não conformidade como eficaz.
Exemplo Prático 3: Erro de rotulagem (Alergénios)
Cenário: Um lote de bolachas de aveia foi rotulado sem a menção "pode conter vestígios de frutos de casca rija", apesar de haver risco de contaminação cruzada na linha.
Causa Raiz: O software de impressão de etiquetas permitia que qualquer operador selecionasse o ficheiro, e o nome dos ficheiros era muito semelhante (Bolacha_Aveia_V1 vs Bolacha_Aveia_V2).
Ação Corretiva: Bloqueio do software com password (apenas o supervisor acede), renomeação clara dos ficheiros e implementação de uma verificação de "primeira peça" no início de cada lote.
Como avaliar a eficácia?
- Verificação de Registos: Consultar as fichas de verificação de arranque de linha (start-up) do último mês. Estão assinadas e com a etiqueta amostra colada?
- Entrevista: Pedir ao operador para imprimir uma etiqueta. Se ele disser "Eu não consigo, tenho de chamar o supervisor", o sistema de bloqueio está a funcionar.
- Auditoria de Etiquetas: Escolher 3 lotes ao acaso no armazém de produto acabado e conferir a rotulagem contra a ficha técnica.
Por que é que isto é vital para o teu Sistema de Gestão?
Seja na IFS, na BRCGS ou na FSSC 22000, a recorrência é o "pecado capital" da segurança alimentar. Quando um auditor encontra a mesma falha que já tinha sido detetada numa auditoria anterior, a conclusão dele é imediata: o teu sistema de ações corretivas falhou.
Uma avaliação de eficácia bem feita protege-te contra:
- Não Conformidades Maiores: A reincidência demonstra falta de controlo do sistema.
- Custos de Não Qualidade: Evita recalls, devoluções e desperdício de produto.
- Riscos para o Consumidor: Garante que o perigo foi realmente eliminado ou reduzido a níveis aceitáveis.
Dicas de Ouro da Catarina
Como auditora, o que eu adoro ver nos vossos processos é espírito crítico. E digo-te mais: fico particularmente satisfeita quando encontro equipas que levam a higiene pessoal mesmo a sério, sem atalhos nem interpretações “flexíveis” — touca bem colocada, a tapar todo o cabelo, sem barba e sem qualquer tipo de brincos ou outros adornos. Se avaliares uma ação e perceberes que ela não foi eficaz, não tenhas medo de escrever isso!
É muito melhor tu dizeres: "Avaliámos a eficácia e percebemos que o erro continua a ocorrer a 5%, por isso vamos abrir uma nova análise de causa raiz" do que tentares esconder o problema e eu encontrá-lo durante a auditoria. A honestidade técnica demonstra maturidade do sistema.
Se sentes que a tua equipa ainda tem dificuldades em distinguir uma correção de uma ação corretiva, ou se as vossas avaliações de eficácia são sempre um simples "Ok", talvez esteja na altura de reforçares competências. Podes espreitar as minhas formações e ferramentas na Loja Total da CQR ou consultar os cursos disponíveis na Quala.
Conclusão
Avaliar a eficácia não é preencher papelada; é garantir a segurança de quem consome os teus produtos. Usa estes exemplos, vai para o terreno, faz perguntas difíceis e não aceites respostas superficiais.
O teu papel como gestor da qualidade é ser o "advogado do diabo" do teu próprio sistema. Só assim conseguirás uma melhoria contínua real e auditorias sem sobressaltos.
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