Se trabalhas na área da qualidade e segurança alimentar, é muito provável que a expressão "Ação Corretiva" faça parte do teu vocabulário diário. Mas deixa-me fazer-te uma pergunta honesta: quantas vezes sentes que estás apenas a "tapar buracos" em vez de resolver problemas de vez?
Nas minhas auditorias e formações, noto que um dos maiores desafios das empresas não é identificar o erro — isso, geralmente, todos sabemos fazer. O verdadeiro obstáculo surge no momento de garantir que o erro não volta a acontecer. É aqui que entra a avaliação da eficácia. Se não avaliamos se a solução funcionou, estamos apenas a adiar a próxima não conformidade.
Neste primeiro artigo de uma série de dois, vamos mergulhar nos conceitos fundamentais. Vamos distinguir o que é uma correção de uma ação corretiva, explorar as metodologias de análise de causa e entender por que razão a eficácia é, verdadeiramente, a alma do negócio (e da segurança alimentar!).
Correção vs. Ação Corretiva: Não são a mesma coisa!
Este é o erro clássico que encontro em muitos relatórios. Muita gente usa estes termos como sinónimos, mas eles têm funções completamente diferentes no teu sistema de gestão.
O que é a Correção?
A correção é uma ação imediata para eliminar uma não conformidade detetada. É o "remediar".
- Exemplo: Encontraste uma poça de água no chão da produção devido a uma fuga num cano. A correção é limpar o chão e estancar a fuga temporariamente.
A correção resolve o sintoma, mas não a doença.
O que é a Ação Corretiva?
A ação corretiva é a ação para eliminar a causa de uma não conformidade detetada, de modo a evitar a sua repetição.
- Exemplo: No caso da fuga, a ação corretiva seria investigar por que é que o cano rompeu. Foi falta de manutenção preventiva? Foi um material de má qualidade? A ação corretiva seria, por exemplo, substituir todos os canos daquela secção por um material mais resistente ou alterar o plano de manutenção.
Percebes a diferença? A correção apaga o fogo; a ação corretiva garante que não há mais faíscas.
A Metodologia: Como chegar à Causa Raiz?
Para que uma ação corretiva seja eficaz, tu precisas de saber exatamente por que o problema aconteceu. Se falhares na análise da causa, a tua ação corretiva será inútil. Como mentora e auditora, recomendo sempre o uso de ferramentas estruturadas. Não te fies apenas no "instinto".
1. Os 5 Porquês
É a ferramenta mais simples e, muitas vezes, a mais poderosa. Consiste em perguntar "Porquê?" sucessivamente (geralmente cinco vezes) até chegares à origem do problema.
- Problema: Um lote de produto foi rejeitado por contaminação metálica.
- Porquê? Porque o detetor de metais falhou.
- Porquê? Porque não foi testado no início do turno.
- Porquê? Porque o operador não sabia que era necessário testar.
- Porquê? Porque não recebeu formação sobre o novo procedimento.
- Porquê? (Causa Raiz) Porque o plano de formação anual não foi atualizado após a compra do novo equipamento.
2. Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe)
Para problemas mais complexos, onde podem existir várias causas a interagir, o Diagrama de Ishikawa é excelente. Ele obriga-te a olhar para seis categorias (os 6M):
- Método: O procedimento está correto?
- Mão-de-obra: As pessoas têm formação e competência?
- Material: As matérias-primas estavam conformes?
- Máquina: O equipamento está bem mantido e calibrado?
- Meio-ambiente: A temperatura, humidade ou iluminação influenciaram?
- Medição: Os dados de controlo são fiáveis?
Ao analisares cada um destes pontos, evitas a visão em "túnel" e consegues uma abordagem muito mais sistémica.
A Importância para a Conformidade (BRCGS, IFS, FSSC 22000 e GLOBALG.A.P.)
Se estás a tentar obter ou manter uma certificação, já sabes que as não conformidades recorrentes são um "bilhete dourado" para uma auditoria falhada ou para uma nota negativa.
Os referenciais como o BRCGS Food Safety, a IFS Food, a FSSC 22000 e o GLOBALG.A.P. são muito claros: não basta registar que o problema foi resolvido. Tens de demonstrar que analisaste a causa e que implementaste ações para prevenir a recorrência.
Como auditora, uma das coisas que mais me preocupa é ver o mesmo problema aparecer ano após ano num sistema. Isso diz-me que o sistema de gestão da empresa é frágil. Diz-me que a cultura de segurança alimentar ainda não está madura. Se o auditor percebe que tu "fechas" não conformidades apenas para cumprir o prazo da auditoria, a confiança no teu sistema cai a pique.
Podes ler mais sobre como estas normas se interligam no meu blog.
O Risco de "Fechar por Fechar"
Eu entendo a pressão. O prazo da auditoria está a chegar, tens dezenas de não conformidades internas ou de clientes para responder e a tentação é escrever algo como "Formação realizada" ou "Equipamento reparado" e dar o assunto por encerrado.
Cuidado! Isto é um risco enorme para o negócio.
Quando "fechas por fechar", estás a:
- Desperdiçar Recursos: Vais gastar tempo e dinheiro em ações que não resolvem o problema real.
- Comprometer a Segurança: Um problema não resolvido na raiz pode levar a uma retirada de produto (recall) no futuro.
- Desmotivar a Equipa: Se os colaboradores veem que os problemas se repetem, deixam de acreditar no sistema de qualidade.
A avaliação da eficácia é o que separa uma empresa que "tem papéis" de uma empresa que "tem qualidade". Avaliar a eficácia significa esperar um tempo razoável após a implementação da ação e verificar: "O problema voltou a acontecer? Os indicadores melhoraram?". Só depois desta verificação é que a ação deve ser considerada encerrada.
Como podemos ajudar-te nesta jornada?
Eu sei que implementar estas metodologias no dia a dia da fábrica pode parecer burocrático e difícil de gerir. Mas garanto-te: é o investimento que mais retorno traz em termos de tranquilidade e segurança.
Se sentes que a tua equipa precisa de um empurrão para dominar estas ferramentas ou se queres elevar o nível das tuas auditorias internas, espreita as nossas formações e serviços de consultoria em quala.pt. Temos soluções práticas desenhadas por quem conhece o "chão de fábrica" e os desafios reais dos auditores.
Também podes conhecer um pouco mais sobre o meu percurso e a forma como encaro a segurança alimentar na página Sobre.
O que vem a seguir?
Agora que já clarificámos os conceitos e a importância da análise de causa, no próximo artigo vamos passar à ação! Vou partilhar contigo exemplos práticos de aplicação, desde o registo da não conformidade até à verificação final da eficácia. Vamos ver como isto se aplica a situações reais de higiene, com foco na touca bem colocada a tapar todo o cabelo, sem uso de tapa-barbas e sem qualquer tipo de brincos ou outros adornos, manutenção e controlo de processos.
Fica atento ao blog para a Parte 2 desta série!
Se tiveres dúvidas ou quiseres partilhar como geres as ações corretivas na tua empresa, não hesites em contactar-me ou consultar os nossos termos e condições para entenderes como trabalhamos.
Lembra-te: uma não conformidade é uma oportunidade disfarçada. Não a desperdices com uma solução superficial!
Até ao próximo post,
Catarina Quina Ribeiro
