Ao longo dos meus mais de 23 anos de experiência e mais de 1000 auditorias realizadas, identifiquei um padrão claro: a rastreabilidade é frequentemente o "calcanhar de Aquiles" de muitas empresas na indústria alimentar. Não porque não tenham dados, mas porque não conseguem articular esses dados de forma científica e célere sob pressão.
Quando um auditor entra na tua instalação, ele não quer apenas ver se tens etiquetas nas caixas. Ele quer provas irrefutáveis de que o teu sistema de gestão é capaz de isolar um problema em menos de quatro horas, garantindo a proteção do consumidor e a integridade da marca.
Neste artigo, vamos dissecar o que é realmente exigido nestes referenciais de topo, focando-nos na objetividade técnica e na precisão científica necessária para passar em qualquer auditoria de rastreabilidade.
BRCGS e IFS: Duas Normas, Um Objetivo Comum
Embora a BRCGS e a IFS tenham abordagens ligeiramente diferentes, no que toca à rastreabilidade, ambas convergem para pontos críticos que não permitem falhas.
Na BRCGS Issue 9, a rastreabilidade é um requisito fundamental (cláusula 3.9). Isso significa que qualquer falha grave nesta área pode levar à não certificação imediata ou à perda da mesma. O referencial exige que todos os materiais — desde matérias-primas e ingredientes até às embalagens primárias e materiais de contacto — sejam rastreáveis desde o fornecedor, passando por todas as etapas de processamento, até ao cliente final.
Já na IFS Food v8, a rastreabilidade é um KO (Knock Out) Requirement (cláusula 4.18.1). Falhar aqui é, literalmente, "chumbar" na auditoria. A IFS coloca uma tónica muito forte na complexidade: o teste de rastreabilidade deve refletir a complexidade real da tua gama de produtos, incluindo produtos com múltiplos ingredientes, reprocessamento (rework) e processos subcontratados.
O Teste das 4 Horas: Porquê o Foco no Tempo?
Muitas vezes perguntam-me: "Catarina, se eu conseguir encontrar tudo em 5 horas, qual é o problema?". O problema é que as normas estabelecem o limite máximo de 4 horas para a conclusão total do exercício, incluindo o balanço de massa.
Este tempo não é arbitrário. Em caso de um incidente real de segurança alimentar, cada minuto conta. O auditor cronometra o exercício desde o momento em que escolhe um lote (seja de matéria-prima ou de produto acabado) até ao momento em que lhe entregas o dossiê completo.
Para seres bem-sucedido, o teu sistema deve permitir:
- Rastreabilidade Ascendente (Backward): Partir do produto acabado e chegar a todos os lotes de matérias-primas e embalagens primárias utilizados.
- Rastreabilidade Descendente (Forward): Partir de um lote de matéria-prima e identificar todos os lotes de produtos acabados para onde ela seguiu e para que clientes foram expedidos.
- Ligação Interna: Demonstrar claramente o que aconteceu em cada fase do processo (mistura, cozedura, embalagem, etc.).
O Balanço de Massa: A Matemática da Segurança Alimentar
Este é o ponto onde a maioria das empresas falha. Um teste de rastreabilidade sem balanço de massa é apenas uma lista de números de lote. O auditor procura uma reconciliação quantitativa.
A fórmula científica é simples, mas a sua execução exige rigor:
Entradas (Input) = Saídas (Output) + Stock + Perdas Identificadas (Resíduos, Amostras, Rework)
Onde estão os erros comuns no Balanço de Massa?
Como auditora, vejo frequentemente discrepâncias que as empresas não conseguem explicar. Se houver uma diferença inexplicável (mesmo que pequena), o auditor pode considerar que o sistema de rastreabilidade falhou.
- Amostras de Laboratório: Quantas gramas ou unidades foram retiradas para controlo de qualidade? Estão registadas?
- Resíduos e Quebras: Se entraram 1000kg de farinha e saíram 950kg de produto, onde estão os outros 50kg? São perdas por humidade (perda técnica)? Estão no lixo? Foram aspirados? Deves ter dados históricos que justifiquem estas tolerâncias.
- Reprocessamento (Rework): Este é o "buraco negro" da rastreabilidade. Se usaste produto do lote A para reincorporar no lote B, como é que isso está registado e contabilizado no balanço de ambos?
Se a tua empresa trabalha com produtos de peso variável ou processos de evaporação, é imperativo que as tolerâncias aceitáveis estejam definidas e validadas tecnicamente nos teus procedimentos.
ALCOA+: A Integridade dos Dados
A tendência atual nas auditorias BRCGS e IFS é o foco na Data Integrity. Utilizamos o acrónimo ALCOA+ para avaliar se os teus registos são de confiança:
- A (Attributable): Quem fez o registo?
- L (Legible): É legível? (No caso de registos manuais).
- C (Contemporaneous): Foi registado no momento em que aconteceu?
- O (Original): É o registo original ou uma cópia/transcrição?
- A (Accurate): O dado é exato?
Se o auditor encontrar registos feitos "à pressa" durante a auditoria, ou se os dados parecerem fabricados, a confiança no sistema de rastreabilidade desmorona-se instantaneamente.
Como "Blindar" o teu Sistema para a Próxima Auditoria
Para garantir que a tua empresa atinge o nível de excelência exigido para mercados internacionais, recomendo os seguintes passos:
- Testes de Rastreabilidade Complexos: Não testes apenas o produto mais simples. Escolhe aquele que tem 15 ingredientes e que envolve reprocessamento. A IFS v8 exige explicitamente que o teste reflita a complexidade da gama.
- Formação de Equipa: A rastreabilidade não é responsabilidade apenas da Qualidade. O pessoal da produção e do armazém deve compreender que um registo de lote em falta interrompe a cadeia de segurança.
- Digitalização: Embora o papel seja aceite, os sistemas ERP ou softwares dedicados reduzem drasticamente o erro humano e o tempo de resposta. Podes consultar o nosso artigo sobre Como atacar o requisito pela primeira vez para algumas dicas iniciais.
- Auditorias Internas com Olhar de Auditor Externo: Não faças auditorias internas apenas para "cumprir calendário". Se precisas de ajuda para elevar o rigor das tuas auditorias internas, podes ver como trabalhamos este tema na nossa página Sobre.
A rastreabilidade é a tua maior defesa em caso de crise. É o que permite que uma empresa recolha apenas 100 embalagens em vez de ter de recolher a produção de um mês inteiro. É ciência, é método e, acima de tudo, é o compromisso com a verdade do que acontece no chão de fábrica.
Se sentes que a tua equipa precisa de um reforço técnico sobre como implementar estes requisitos da BRCGS e IFS de forma prática e eficaz, convido-te a explorar as nossas soluções de formação.
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Um abraço e boas auditorias,
Catarina Quina Ribeiro
